Haga de su ficha clínica un diferencial

Atualizado: 3 de Out de 2018


Hoy quiero hablar sobre un tema aparentemente muy simple: la ficha del paciente. Por detrás de ese simple papel (aunque la ficha sea hecha por ordenador), hay mucho que se dice o mucho que se va a aprovechar ... y que probablemente no está siendo.

Al contrario de lo que debe estar imaginando, no voy a hablar de la obligación y de la necesidad de mantener las correctas anotaciones de los procedimientos por motivos odontolegales. También no voy a marchar el hecho de que necesita guardar las fichas por un largo tiempo (hasta 20 años, según la mayoría de las opiniones sobre el asunto). Todo esto está exhaustivamente escrito y hablado por todos los profesores de odontología legal de Brasil, y del mundo. Mantenerlas con las anotaciones y registros de procedimientos técnicos en orden es un deber de cada uno de nosotros, cirujanos-dentistas.



Pero mi objetivo es hablar sobre otras posibilidades en la utilización de la ficha clínica y de algunos cuidados que quiero sugerir que tenga. En mi opinión, toda ficha debería contener algunas informaciones fundamentales sobre el paciente / cliente, buscando la mejor relación con él durante el tratamiento o en el post-venta.



La primera de estas sugerencias es la de mantener un campo específico en la ficha donde serán anotadas todas las informaciones importantes que el paciente te dé, como tener la madre enferma, un perro que fue atropellado (no olvide de anotar el nombre del bicho), una fecha que celebre. Incluso el cumpleaños de la suegra (?!) O la colación de grado son información relevante.



Sorprenda a su paciente con un mensaje de felicitación por esta fecha al año siguiente. Felicite por el matrimonio, la graduación u otra conquista importante. Se compade con él por el dolor o la pérdida.



En el caso de atender a los niños, mantenga en su ficha un campo para anotar sus animales domésticos, dibujos animados favoritos y personajes favoritos.



Siempre antes de que el paciente entre en su sala, lea estas notas en la ficha y mantenga esta información en la memoria. Importante: sea sutil al hacer este tipo de comentario o pregunta. Mostrar que estuvo leyendo estas cosas antes de que el paciente entrar puede dar una mala imagen. No fuerce la barra. El motivo de estas anotaciones es ayudarle a recordar los hechos importantes y no a demostrarse que conoce la vida del sujeto.



Por otro lado es peor aún olvidar fechas importantes para ellos o de informaciones que él ya te ha dado varias veces y muchas veces, hasta espera que te recuerdas.



Por varias y varias veces los padres de niños, para quienes envié una carta de cumpleaños o de felicitaciones por la graduación de preescolar, me dijeron de la alegría con que la carta fue recibida por el niño. Más que eso, muchas de estas cartas entraron en el álbum de historia del niño, guardado por los padres como la primera correspondencia del hijo.



Utilice la ficha también para describir con precisión un dolor sentida, el motivo y el tratamiento dado. Describa el historial del caso, si él fue en otro colega y lo que sucedió hasta llegar a usted.



Otro elemento fundamental, pero a menudo descuidado es el nombre del cliente. Al anotar el nombre de la persona, asegúrese de que está grafando correctamente: Luiz se escribe con "s" o con "z"? ¿Thais es con o sin "h" ?. Si el paciente tiene algún apellido extranjero o difícil de pronunciar, anote en la ficha la pronunciación correcta, de modo que usted y su equipo puedan hacerlo correctamente en cualquier momento. Ejemplo: Edgard Bodäesk (Edgár Bodísqui).



A nadie le gusta tener su nombre cambiado, mal escrito o dicho en público mal.



Mi apellido es Rehse Tomaz, pero con mucha frecuencia estos nombres se escriben o se pronuncian de manera equivocada. El cierto de la lectura es Rêze (y no Réze o Rense) y Tomáz (y no Tômas). El caso de donde poner el "h" en ambos apellidos es otro martirio a cargar. Cuando alguien acierta la escritura y la pronunciación siento que merezco una atención especial por parte de la persona o que se trata de alguien bien preparado.



Prestar la atención a estos detalles es hacer la comercialización personal. Es construir una imagen positiva.



Además de estas cuestiones, la ficha debe estar en orden, limpia y ser correctamente archivada. La desorganización es uno de los elementos más percibidos por los clientes, según una encuesta que hice hace poco más de un año atrás. En realidad, la "desorganización general", es el tercer elemento en la percepción de error por el paciente, sólo perdiendo para "falta de higiene o limpieza" y para "inseguridad".



Es terrible cuando el dentista, durante la consulta, no encuentra la radiografía del paciente en el momento en que la necesita. Se queda pidiendo, casi a los gritos, a la secretaria amenazando con ejecutarla si no la encuentra en 5 minutos. Por más que no creas, este tipo de cosas graba en tu paciente una imagen negativa sobre ti, que se transforma en inseguridad.



Lo ideal es que mantenga las fichas, exámenes y radiografías en un sobre estandarizado, con su logotipo, colores y estilo (identidad visual) y que se archiven en un lugar adecuado bajo orden alfabético. Al principio del día o el período, su secretaria tomará todas las fichas y las colocará en orden de programación. Al final del período guardará todo en su lugar nuevamente, siempre anotando lo que sea importante.



Si más de un profesional atiende a ese mismo paciente en la clínica, sugiero que compartan el mismo sobre y registros. Esto facilita los tratamientos conjugados y evita perder radiografías y otros documentos. En este caso, también se recomienda que sólo un empleado manipule las fichas en el archivo y sea responsable de organizarlas.



Nunca deje de anotar las novedades percibidas en cada consulta. Son informaciones preciosas.



Hasta la próxima.

#dentista #paciente #clínica #odontologia #gestão

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